SOUTH-EAST EUROPE 2007-2013: Projektumsetzung

Was ist nach Genehmigung zu beachten?

Fortschrittsberichte und Zertifizierung von Kosten

Im Laufe der Projektumsetzung musste jedes Projekt regelmäßig über die Projektimplementierung berichten. Dies geschah im Rahmen von so genannten Progress Reports (Programm-Vorlagen). Die Legung dieser Progress Reports war gemeinsam mit der Zertifizierung von Kosten die Grundlage für Zahlungsflüsse an die Projekte.
Jeder Projektpartner musste sich seine im Projekt angefallenen Kosten regelmäßig (halbjährlich) von seiner Finanzprüfstelle (First Level Control) bestätigen lassen. Das von der Prüfstelle ausgestellte Zertifikat (Certification of Expenditure) ging an den Lead Partner, der dieses von allen Partnern einsammelte und dann einreichte (gemeinsam mit dem Aktivitätsbericht/Progress Report).
Es galt somit das Prinzip der Vorfinanzierung. Vom Zeitpunkt der Ausgabe bis zum Eintreffen der Förderung (85% der Ausgaben) beim Projektpartner (via Lead Partner) konnte somit mitunter bis zu ein Jahr verstreichen!
Die Auslagerung von Projektaktivitäten an "Externe Experten" (im Rahmen der entsprechenden Kostenkategorie) war sowohl für inhaltliche als auch für administrative Aufgaben (z.B. Projektmanagement) möglich. Dabei waren in jedem Fall vergaberechtliche Bestimmungen einzuhalten, für österreichische Projektpartner das Bundesvergabegesetz vom Jahr 2006. Dies galt auch für private Partner!
Weiters musste beachtet werden, dass alle Rechnungen auf den Projektpartner lauten und die Programm- und Projektbezeichnung beinhalten.

Endbericht

Der letzte Progress Report war der so genannte Final Report. Dieser musste zum Projektabschluss gelegt werden. Hierzu gab es standardisierte Vorlagen, die vom Gemeinsamen Technischen Sekretariat zur Verfügung gestellt wurden. Ebenfalls bewährt hat sich die Organisation einer Final Conference in den letzten Projektmonaten, um die Projektergebnisse einer interessierten/breiteren Öffentlichkeit vorstellen zu können.